Alguns sistemas de colaboração são baseados em documentos (desenhos), ficando assim limitados apenas à gestão de projetos. Nestes sistemas, o projetista cadastra um desenho, o qual fica disponível para “download” pelos outros participantes, sendo que algumas notificações são emitidas, existindo assim um controle dos projetos.

O Construtivo é baseado em processo e não em documento. Um processo, por sua vez, tem sua entrada de dados baseada em um formulário. As informações digitadas, associadas a um documento, seguem um

processo cujas regras são definidas no “workflow”. Para cada pasta, o usuário personaliza um formulário e um “workflow” com suas necessidades, fazendo do cadastramento do documento apenas mais um campo de um formulário mais amplo.

2. Visualizador “On-line” de Arquivos

Para ser considerado completo, o sistema de colaboração deve possuir um visualizador de desenhos, porém a grande maioria utiliza visualizadores de desenhos instalados na máquina do usuário. O Construtivo possui um exclusivo visualizador “on-line”, que permite ao usuário visualizar seus arquivos em qualquer máquina, bastando apenas a conexão com a internet. Suas vantagens são:

- Não é necessário instalar nenhum software na máquina do usuário, facilitando seu trabalho, pois poderá desfrutar da mesma funcionalidade, esteja onde estiver: feiras, web-cafés, hotéis...
- Não há necessidade de realizar o “download” do arquivo para visualizá-lo, e por esta razão, mesmo em conexões ruins (linha discada), terá condições de trabalhar.
- O usuário não precisa conhecer o tipo de arquivo e saber qual visualizado utilizar.

O visualizador do Construtivo abre mais de 300 tipos de arquivos, incluindo os formatos DWG, DXF, PLT, DGN e MPP (Microsoft Project).

3. Sistema de Busca – AltaVista

Um recurso fundamental, que objetiva a retro-alimentação do processo e controle de qualidade, é a maneira pela qual o usuário pode pesquisar informações dentro do sistema. A grande maioria realiza busca em campos digitados pelo usuário, os chamados “campos-chave”. O Construtivo possui um exclusivo sistema de busca, que permite a busca em qualquer palavra digitada ou mesmo que esteja dentro de um documento inserido (formato ASCII), sem necessidade de pré-indexação ou maiores processamentos. Foi integrada ao sistema, a ferramenta de busca do Altavista, uma das ferramentas mais consagradas de busca web. As vantagens de um sistema como este são:

- Flexibilidade de busca, permitindo ao usuário realizar a busca sob qualquer critério e combinando expressões
- Integrar de maneira simples aplicações e departamentos
- Potencializar o uso da ferramenta, envolvendo aplicações mais complexas que a simples troca de arquivos.

4. Sistema de “Workflow” Verdadeiro

O Construtivo possui um sistema de “workflow” completo, isto significa que todos os documentos e formulários introduzidos no Construtivo passam por um processo padrão (personalizado caso a caso pelo cliente). A organização e gestão automática das etapas do projeto geram produtividade, garantia de qualidade e, conseqüentemente, redução de custos. Prazos, datas, comunicações e permissões de acesso, tudo fica completamente controlado. Este sistema se diferencia dos chamados “workflow de mensagens”, onde o sistema apenas atua como uma espécie de “carteiro”.

5. Base única de dados

Dentro do processo natural de informatização das empresas, o primeiro passo foi a introdução do e-mail. Apesar da grande agilidade e flexibilidade que esta tecnologia trouxe, um problema apareceu: a descentralização dos dados. Quando aparece a necessidade de montar um dossiê, realizar uma pesquisa sobre um processo, ou mesmo buscar uma informação dentro da base, os problemas aparecem: localizar, garantir que dados não tenham sido perdidos com uma formatação de máquina, e-mails contenham informações parciais e principalmente, uma organização cronológica e não lógica do processo.

No construtivo, todos os dados relativos a um empreendimento ou a um processo que está sendo gerido ficam consolidados em uma só base de dados. Esta arquitetura permite:

- Visão geral do processo (sistema de workflow real).
- Análises gerenciais completas e eficientes.
- Identificação de responsabilidades e ineficiências.
- Formação de base de dados de conhecimento (knowledge management).
- Pesquisas através de filtros, ferramenta de busca e fases de workflow.
- Melhor distribuição da informação.
- Fomento da colaboração interdepartamental e interdisciplinar.