Um dos principais recursos presentes no sistema Construtivo, que permite a real gestão dos processos, é a ferramenta de workflow.

Trata-se de um recurso para gerenciar o fluxo do processo, desde a inserção dos dados, passando pelo controle de prazos e informações (qualitativo e quantitativo), e culminando com o fechamento do processo, com todas as fases, prazos e observações devidamente registradas.

Os principais pontos envolvidos com o conceito de workflow são:

- Estado: fase do workflow em que se encotra o documento. Na figura acima está indicada pelos retângulos brancos. Pode-se criar quantos estados forem necessários, seja para fins de acompanhamento seja para fins de emissão de notificação ou controle de prazos.

- Critérios de Transição de Estados: regras para mudança de estado, que pode ser uma resposta dada por determinado usuário, uma data de vencimento ou mesmo o fato de um usuário ter visualizado o item. Na imagem acima estão representados pelos losangos amarelos.

- Notificações: envio de mensagens via e-mail ou celular para determinados usuários em função das alterações dos estados.

- Controle de Acesso: definição de permissões de visualização, alteração ou download para grupos de usuários, em função do estado em que o processo se encontra. Há possibilidade de se controlar também o acesso aos campos do formulário.